Kupci oziroma naročniki veliko pozornosti namenijo preverjanju kakovosti izdelkov ali storitev, preden se zanje odločijo. Podjetja, ki lahko zagotovijo kakovost svojih produktov, so torej v znatni prednosti na konkurenčnem trgu, saj lažje dosežejo segment strank, ki pri svojih odločitvah najbolj ceni kakovost. Tako bo podjetje, ki ima kakovostno ponudbo, pri strankah pridobilo večji ugled, poleg tega bo lahko dvignilo cene. A za to je nujno učinkovito vodenje kakovosti ponudbe.

Dokumentni sistem za vodenje kakovosti

Dandanes je praktično nujno, da v svoje poslovne procese vključimo tudi sodobno tehnologijo. Pri zagotavljanju kakovosti ni nič drugače, predvsem pa nam na tem področju pomagajo nekateri informacijski sistemi, ki služijo učinkovitemu zbiranju in obdelavi informacij.

V postopkih zagotavljanja kakovosti izdelkov ali storitev je treba obdržati nadzor nad velikim obsegom informacij. Običajno se kakovost konkretno preverja in potrjuje s certifikati in drugimi pregledi, na katere mora biti podjetje pripravljeno. To pomeni, da bo treba paziti na datume, zahteve, stroške in druge podrobnosti, ki služijo potrjevanju kakovosti ponudbe. Ročno zbiranje in pregledovanje teh informacij je smiselno le za manjša podjetja, pa še to le izjemoma. Večinoma je bolje to opravilo zaupati računalnikom – zmogljiv dokumentni sistem bo bistveno bolj učinkovit, saj bo brez težav ohranil popoln nadzor nad vsemi detajli zagotavljanja kakovosti izdelkov in storitev.

Na enem mestu bodo zbrani vsi dokumenti in podatki, potrebni za učinkovito vodenje kakovosti. Predvsem so pomembne informacije o trenutno veljavnih certifikatih in potrdilih, ki jih je treba periodično obnavljati oziroma podaljševati. Priročna so tudi opozorila o pogojih oziroma zahtevah, še posebej, če se te spreminjajo ali pa se spreminja ponudba. Predvsem pa ima digitalni dokumentni sistem to prednost, da so prav vse informacije stalno dostopne in zelo pregledne. Tovrstno vodenje kakovosti torej olajša tudi tista opravila, za katere morda sploh ne vemo, da jih bomo morali v procesu zagotavljanja kakovosti opraviti.